「できません」で終わらせない。社内でITツールを浸透させるために私が大事にしていること（後編）

「まずは、部署横断でプロジェクトチームが立ち上がりました」

「当時人事課の課長がリーダーとなり、管理本部全体でも使い方を考えて業務に結びつける必要があるとの方針から、私は情報システム課の代表として参加。ほかにも経理課から一人加わり、全部で3名のメンバーで取り組みました」

「そうですね。3年前に私も参加した、人事評価制度を見直すプロジェクトもそうでした。昨年からスタートしたジャクエツの新評価制度の下地となったものです。部署横断のプロジェクトとして立ち上がり、私もメンバーとして参加したんです。新評価制度では評価の不透明さを少なくし、どういった行動をしたら評価されるのかを具体的に示すために、結果だけではなく日常的な行動にもフォーカスした内容に見直しました。いわゆるプロセス評価です。プロジェクトでは、評価で求められる行動の定義づけをチーム全体で話し合いました。例えば、内勤の部署であれば『できる社員とはなにか』を具体的に考えるというもの。個人的に長い期間携わったプロジェクトでしたので、最終的に新評価制度として形になったのは嬉しかったですね。ここ数年、ジャクエツでは何か取り組みを推進する際、メインとなる担当課だけでなく、横断チームを結成させる動きが活発です。いろいろな部署から集まったメンバー同士、それぞれの個性や強みを掛け合わせることで大きな力を発揮していくためです。すごくいい流れだと思っています」

「紙ベースで運用していた業務のデジタル化です。当時は社員の個人情報をはじめ、あらゆるものが紙で管理されていました。例えば、役員が全国の拠点を訪問するとき、社員情報や経歴などを確認するには本社に電話する必要があったんです。そうした情報の閲覧を、スマホ一つでできるようにしたいと思っていました。また、弊社は営業拠点が複数あるからこそ、各拠点の情報共有をスムーズにしたいと考えていました」

「すでにある素材やデータをできる限り活用することで、情報収集の手間を省きました。カオナビに登録する社員情報は、チームで入力作業を分担。社内で使っていた給与システムから異動履歴の情報をカオナビにアップロードできるように加工して登録しました。ゼロからデジタル化するのではなく、使えるものは利用する方針でした。顔写真も社員に登録を依頼するのではなく、社内報などで過去に掲載したものをなるべく使用しました。新卒や中途入社など新入社員も、内定式や懇親会といった機会に会社側で写真撮影を行うので、顔写真を集める上での苦労はあまりなかったですね…」

「現場の入力負担が減るように定数を登録したことです。例えば、評価を紙で行っていた頃、社員が記入する売上目標や実績などの数字が、本社が把握している数字と異なることがたびたびありました。参照する資料が複数あるために、どこの数字を記載すれば良いか、煩雑になっていました。そのため、記入された数字が正しいかを確認したり、社員からどの数値を記入すればいいのかの問い合わせに対応したりといった手間が発生していたんです。そこでカオナビを導入してからは売上目標や実績など、本社で把握している数値は管理者側で”定数”として登録しました。『編集不可』の状態で閲覧可能にしておけば、社員はあらかじめ入力された情報を確認するだけですみます。社員に記入を任せていたからこそ発生していた手間が、カオナビに変えてから削減され、効率化につながったんです」

「新たなITツールの増加で戸惑いを感じる社員もいましたが、導入して2年目となる今年は問い合わせも減り、だんだんと慣れてきたようです。ただ、なかにはデジタル化に苦手意識を抱えている方もいらっしゃいます。そのため、マニュアルを整備したり、勉強会を開催したりなど、並行してサポートも行っているところです。サポートをスムーズに行うためにも、私自身がカオナビをはじめ、導入しているITツールについてもっと詳しくならなきゃって思うんですよね。また、カオナビをはじめ、社内で導入しているITツールにはまだまだ使い切れていない機能がたくさんあります。例えば、カオナビなら『ボイスノート』や『ピックアップリスト』などの活用方法をまずは私が学んで、それをメンバーなどに共有することで業務の改善に貢献したいと思っています」

「他社のお話を聞くことで情報を集め、現場からの要望に『できません』とできる限り答えないことです。ありがたいことに『カオナビといえば石川』と、頼ってもらえる機会は増えました。ただ、逆に現場から『カオナビでこういうことできない？』という問いに対し、私がNOと言ってしまうとそこで終わってしまいます。『これはできないんだ』と思われてしまうと、カオナビって使いにくいという印象にもつながってしまう。社内でITツールを浸透させていくためには、それはできる限り避けたいんです。そこでインプットを増やすためにユーザーサイトをこまめにチェックしたり、セミナーに参加したりしています。その点、『カオナビキャンパスオンライン』のコミュニティは社外の人とつながり、その方たちがどういった試行錯誤を行っているのか知れる貴重な機会。ユーザー同士の会話から、常に新しい活用のヒントを探しているんです」

「社内で人に依存する業務がまだまだ多いため、デジタル化を進めることで『この情報はこのシステムのここを見れば分かる』といったように、認識のバラツキをなくしていきたいです。それが、情報システム課の役目ですので。またカオナビをはじめ、各種ITツールに蓄積した情報をもっと活用していきたい。例えば、カオナビの人事関連の情報、Salesforceの顧客情報、それに計数管理システムの売上情報を組み合わせて分析し、情報システム課ならではのデータ活用のアイデアを提案していきたいんです」